Выберите номер:

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.

Условия, порядок и размеры возмещения командировочных расходов при осуществлении служебных командировок за границу регламентируются Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55 (далее — Положение № 55), а при осуществлении в пределах территории Республики Беларусь — Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 (далее — Инструкция № 35).

Согласно подп. 53.2 Положения № 55 организации негосударственной формы собственности могут производить выплату аванса и возмещение суточных расходов и расходов по найму жилого помещения по нормам, определенным положением о командировании работников данной организации, утвержденным их высшим органом управления. При этом предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями. Если в организации предусмотрены повышенные нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения в разработанном в организации положении о командировании работников данной организации, то она может возместить такие расходы работнику как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.

Как известно, командировочные расходы относятся к числу нормируемых затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, если командировка связана с производством и реализацией продукции, товаров (работ, услуг). Если командировка не связана с производственной (предпринимательской) деятельностью или расходы на командировку превышают установленные законодательством нормы, то данные расходы не включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Таким образом, при возмещении организацией сверхнормативных командировочных расходов работников следует четко определить, какие именно расходы будут являться сверхнормативными.

Согласно ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Направление работников в служебную командировку производится на основании приказа нанимателя, а в случае командирования на основании приглашения зарубежной организации — на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение.

Указанный в приказе (задании) срок командировки является основанием для расчета и выплаты командированным работникам денежных средств.

К составляемому по возвращении из командировки авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командирования и обратно;
• оплаченные счета, иные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• отчет о проделанной работе (при командировках в пределах Республики Беларусь — по требованию нанимателя). Письменный отчет по итогам зарубежной командировки, отражающий выполнение задания по командировке, представляется в обязательном порядке (форма отчета определяется руководителем организации) в двухнедельный срок со дня прибытия. Невыполнение требования п. 54 Положения № 55 позволяет контрольным органам не принять произведенные расходы в составе себестоимости продукции, что повлечет за собой перерасчет налоговых обязательств перед бюджетом.

Особенности возмещения расходов по найму жилого помещения

При командировании за границу. Положение № 55 не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение расходов по найму жилого помещения. Единственное требование к такого рода документам — они должны быть представлены в оригинале (подп. 53.4 Положения № 55). Таким образом, копии квитанций за проживание в гостинице не могут служить основанием включения в  затраты, участвующие при налогообложении, расходов по найму помещения. На организацию — резидента Республики Беларусь не возложена обязанность проверки соответствия представленных документов нормам зарубежного законодательства, но данные документы должны иметь содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, их стоимостное выражение, и быть заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу. Вместе с тем возмещение понесенных затрат работнику, командированному за границу, на основании документов, подтверждающих факт найма жилого помещения, платы за автостоянку и других расходов, без кассовых чеков к ним правомерно.  

Стоимость питания (как правило, завтрака), включаемая в гостиничные счета, оплачивается за счет суточных и на затраты не относится (подп. 7.3 Инструкции № 35; подп. 53.4 Положения № 55).

Согласно подп. 53.4 Положения № 55 в случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размере 5 % от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

При командировании в страны Балтики и дальнего зарубежья расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов не возмещаются, а расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах возмещаются по командировке в целом в пределах установленных норм. Данное требование имеет особое значение, когда лицо направляется в командировку в разные города страны, для которых установлены различные предельные нормы расходов по найму жилого помещения.

Превышение норм при возмещении расходов по найму жилого помещения допускается в следующих случаях:

1) работник направляется для участия в международных мероприятиях (конференции, семинары, соревнования, обучение, стажировки и т.п.), проводимых в соответствии с регламентом, и наниматель предварительно уплачивает взнос за участие (в т.ч. проживание, питание) в безналичном порядке;

2) условиями проведения международной конференции и других подобных мероприятий предусмотрено предоставление гостиницы, стоимость которой превышает установленную Министерством финансов Республики Беларусь норму. При этом оплата может производиться как в безналичном порядке, так и наличными (подп. 53.3 Положения № 55).

При командировании в пределах Республики Беларусь. Указанные расходы в этом случае возмещаются также при представлении оригиналов подтверждающих документов. В пределах Республики Беларусь такими документами являются кассовый чек и документ (например, счет), подтверждающий заключение договора на гостиничное обслуживание.

В пределах Республики Беларусь расходы по найму жилого помещения не нормируются, но проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя, которое желательно оформить в письменном виде с обоснованием причины такого проживания.