№ 11, ноябрь 2017

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Заработная плата» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Отдел кадров»
  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Что изменилось в инструкции по делопроизводству?

Рубрика «Документарий»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 (далее — Постановление № 167) внесены дополнения и изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4), которые вступили в силу с 7 сентября 2017 г.

Это было необходимо из-за вступления в силу с 1 июня 2017 г. нового государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» взамен государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004.

Изменения и дополнения касаются преимущественно оформления документов и их реквизитов. Незначительно изменились требования к организации работы с документами, прежде всего их регистрации, организации документооборота, в т. ч. при работе с документами в электронном виде. При этом внесенные корректировки принципиально не меняют установленный порядок оформления документов и организации работы с ними.

Рассмотрим основные из них.

1 Скорректированы названия некоторых реквизитов. Так, заменены следующие названия:

  • «Дата» — на название «Дата документа». Теперь в Инструкции № 4 разграничены дата документа (в большинстве случаев это дата подписания) и даты оформления различных отметок на документах;
  • «Визы» — на название «Виза», хотя документ может быть завизирован одним, двумя и более лицами. Названия всех реквизитов документа теперь употребляются в единственном числе.

При этом требования к оформлению и расположению реквизитов «Дата документа» и «Виза» изменений не претерпели.

2 Уточнено, что реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (размещается на бланках по усмотрению организации) на бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь располагается на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»)[1].

3 Важным нововведением является то, что необходимость проставления кода организации и кода документа на бланках документов и на самих документах теперь определяется организацией самостоятельно, т. е. данные реквизиты более не являются обязательными, что соответствует сложившейся в большинстве организаций практике.

4 Пункт 40 Инструкции № 4 дополнен ч. 3, согласно которой наименование вышестоящей организации должно указываться на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

5 Уточнен порядок использования реквизита «Место составления или издания документа». Согласно новой редакции ч. 2 п. 49 Инструкции № 4 этот реквизит не указывается на письмах (они оформляются на специальных бланках, которые содержат полный почтовый адрес организации-отправителя) и заявлениях работников.

6 Внесены редакционные изменения в формулировки п. 52 Инструкции № 4, в котором установлены требования к оформлению реквизита «Гриф утверждения». При утверждении документа уполномоченным должностным лицом его собственноручная подпись может проставляться либо непосредственно в грифе утверждения (в этом случае в нем пишется слово «УТВЕРЖДАЮ»), либо в приказе (распоряжении) об утверждении (в этом случае в грифе утверждения пишется слово «УТВЕРЖДЕНО»).

7 Глава 4 Инструкции № 4 дополнена новым п. 661, которым устанавливаются требования к оформлению реквизита «Отметка о переносе данных на машинный носитель». Этот реквизит располагается в центре нижнего поля первого листа документа и может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода). Состав сведений, включаемых в отметку о переносе данных на машинный носитель, и целесообразность ее оформления определяются организацией самостоятельно.

8 Из ч. 2 п. 78 Инструкции № 4 исключено требование об оформлении документов в редакторе Microsoft Word в республиканских органах государственногоВ управления и иных государственных организациях. При этом требования к типу шрифта, применяемого при оформлении документов, и его размеру остались неизменными: шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт (в государственных органах и иных государственных организациях — 15 пт).

Наиболее существенные изменения и дополнения внесены в части, касающейся использования межстрочных интервалов при оформлении реквизитов документов с использованием компьютерной техники.

Многострочные реквизиты, как и ранее, печатаются с использованием интервала «точно 14 пт».

При этом составные части таких многострочных реквизитов, как «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения», отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

Следует обратить внимание на то, что, в отличие от СТБ 6.382016, ч. 2 п. 81 Инструкции № 4 допускает использование обоих вариантов установления межстрочных интервалов (как применявшегося ранее, так и вновь введенного).

9 Некоторые изменения и дополнения, внесенные в Инструкцию № 4, касаются оформления текстов документов.

В п. 88 Инструкции № 4 внесено уточнение, что слова «Примечание», «Основание», «Приложение» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере), т. е. при переносе текста, следующего за словами «Примечание», «Основание», «Приложение», на новую строку его печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) после указанных слов.

10 Сохранено требование, согласно которому в текстах документов не допускаются выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В то же время теперь Инструкция № 4 разрешает делать выделения наиболее важных смысловых частей текста документов курсивом или полужирным начертанием. Данные выделения допускаются только в справочно-информационных документах.

11 В п. 90 Инструкции № 4 внесено дополнение, которое запрещает переносы слов при оформлении текста документов и многострочных реквизитов. До принятия Постановления № 167 нормативно это не было закреплено.

12 Незначительные изменения внесены в требования к оформлению приказов и иных распорядительных документов. В частности, отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.

Таким образом, организации теперь вправе самостоятельно решать, где оформлять отметку об ознакомлении с приказом (иным распорядительным документом), исходя из соображений удобства. При этом необходимо учитывать наличие на документе реквизита «Виза», место расположения которого в Инструкции № 4 также жестко не зафиксировано (визы можно оформлять как на лицевой стороне последнего листа документа ниже подписи, так и на оборотной стороне этого листа)[2].

13 В подп. 139.1 Инструкции № 4 дополнено определение понятия «регистрация документа». Уточнено, что она сопровождается присвоением документу регистрационного индекса. Сам порядок присвоения регистрационных индексов входящим, исходящим и внутренним документам определен в пп. 140–142 Инструкции № 4.

14 В гл. 18 Инструкции № 4, которая определяет особенности работы с документами в электронном виде, добавлены два новых пункта. При получении документов в электронном виде, в т. ч. подписанных электронной цифровой подписью, проверяются их подлинность и целостность, наличие всех приложений, возможность их воспроизведения, отсутствие компьютерных вирусов и т. д. При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.

В случае обнаружения ошибок организации-отправителю направляется уведомление.

В целом порядок приема и обработки поступающих в организацию документов в электронном виде, в т. ч. подписанных электронной цифровой подписью, не изменился.

15 Ряд изменений и дополнений, внесенных в Инструкцию № 4, носят уточняющий характер. Например:

  • в ч. 4 п. 6 Инструкции № 4 конкретизировано, что работник (группа работников), на которого (которых) возлагается выполнение функций службы документационного обеспечения управления, в организации с небольшим объемом документооборота назначается приказом руководителя организации;
  • в связи с тем, что в действующем законодательстве понятие «ведомство» и производные от него («ведомственный», «подведомственный») не используются, из ч. 1 п. 13 Инструкции № 4 убрано слово «подведомственные». Теперь согласно этой норме организации ведут переписку с подчиненными (входящими в состав, систему) организациями и т. п.

[1] Пункт 37 Инструкции№ 4.

[2] Часть 7 п. 61 Инструкции № 4.

Статья опубликована в журнале «Заработная плата» № 11 (143), ноябрь 2017 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.