№ 2, февраль 2007
Купить этот номер в электронном виде
Скачать демо-номер
|
← Назад к номеру журнала
График документооборота по учету труда и заработной платы
ВАЛЕНТИНА ЛЕМЕШ,
аудитор
Документальное оформление трудовых отношений между работником и нанимателем и операций по расчетам с персоналом по заработной плате[1] сопровождается значительным количеством документов типовых и нетиповых форм.
Согласно ст. 6 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона от 25 июня 2001 г. № 42-З) учетная политика организации включает в себя наряду с другими регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (график документооборота). Согласно подп. 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее — Положение № 105), работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (подп. 5.4 Положения № 105).
При формировании графика документооборота следует учитывать требования Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (в редакции постановления от 28 апреля 2004 г. № 4), по срокам хранения документов в организации.
Работа по составлению графика документооборота достаточно трудоемка. В связи с этим ниже приводится график документооборота некоторых документов по учету труда и заработной платы.
Таблица 1.
График документооборота по учету труда и заработной платы
Наименование документа |
Приказ (распоряжение) о приеме на работу |
Личная карточка |
Штатное расписание |
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
График отпусков |
Код формы |
Т-1 |
Т-2 |
— |
Т-5 |
— |
Т-7 |
Количество экземпляров |
1 |
Ответственный за составление |
Работник отдела кадров, ответственный за прием и увольнение |
Работник отдела кадров |
Документы, на основании которых составляются данные |
Заявление работника |
Приказ о приеме работника на работу, анкетные данные работника |
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Единая тарифная сетка, организационная структура организации |
Заявление работника |
Срок составления |
Не позднее первого рабочего дня принимаемого работника |
Сразу после приема работника на работу и при наличии изменений |
На дату создания организации и при внесении изменений |
При переводе работника |
За три дня до начала отпуска |
Ежегодно не позднее 5 января предыдущего года |
Ответственный за проверку |
Начальник отдела кадров |
Главный бухгалтер |
Начальник отдела кадров |
Срок проверки |
Один день со дня составления |
Кто утверждает (подписывает) |
Руководитель организации |
Начальник отдела кадров |
Руководитель, главный бухгалтер |
Руководитель организации |
Руководитель организации, начальник отдела кадров |
Срок утверждения |
В день составления |
Куда передается |
В отдел кадров (в бухгалтерию — копия) |
В отдел кадров |
В отдел кадров, бухгалтерию |
В отдел кадров |
В отдел кадров (в бухгалтерию — копия) |
Срок передачи |
Не позднее следующего дня после подписания |
Документы, в которых производятся записи |
Трудовая книжка (запись о приеме на работу) |
— |
— |
Трудовая книжка, личная карточка, лицевой счет |
Лицевой счет |
— |
Документы, составляемые на основании данного |
Личная карточка формы Т-2, лицевой счет работника формы Т-54 |
— |
Расчетная или расчетно-платежная ведомость |
— |
Расчетная или расчетно-платежная ведомость |
— |
Место хранения |
Отдел кадров |
Ответственный за хранение |
Начальник отдела кадров |
Срок хранения |
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки |
Таблица 2.
График документооборота по учету труда и заработной платы
Наименование документа |
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора |
Табель учета использования рабочего времени |
Расчетно-платежная ведомость |
Расчетная ведомость |
Платежная ведомость |
Журнал регистрации платежных ведомостей |
Код формы |
Т-8 |
Т-13 |
49 |
Т-51 |
Т-53 |
— |
Количество экземпляров |
1 |
Ответственный за составление |
Работник отдела кадров |
Бухгалтер |
Документы, на основании которых составляются данные |
Заявление работника, окончание срока контракта |
Табельный учет, листки нетрудоспособности, справки и т.д. |
Первичные документы по учету выработки — наряды, рапорты о выработке, раскройные карты; по учету фактически отработанного времени — Табель учета использования рабочего времени формы Т-13 |
Расчетная ведомость формы Т-51 |
Расчетно-платежная ведомость формы Т-49, платежная ведомость формы Т-53 |
Срок составления |
Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника |
Ежедневно в рабочие дни |
За три дня до срока выплаты заработной платы, согласованного с банком |
За один день до выплаты заработной платы |
Ответственный за проверку |
Начальник отдела кадров |
Главный бухгалтер |
Срок проверки |
Один день со дня составления |
Кто утверждает (подписывает) |
Руководитель организации |
Начальник отдела кадров |
Руководитель, главный бухгалтер |
Главный бухгалтер |
Руководитель, главный бухгалтер |
Главный бухгалтер |
Срок утверждения |
В день составления |
Куда передается |
В отдел кадров (в бухгалтерию — копия) |
В бухгалтерию |
В кассу |
В бухгалтерию |
Срок передачи |
Не позднее следующего дня после подписания |
Документы, в которых производятся записи |
Трудовая книжка (запись об увольнении), лицевой счет |
— |
Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей |
Лицевой счет формы Т-54 |
Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей |
— |
Документы, составляемые на основании данного |
— |
Расчетная или расчетно-платежная ведомость |
Лицевой счет, чек в банк, расходный кассовый ордер на выданную сумму |
Платежная ведомость, лицевой счет |
Расходный кассовый ордер на выданную сумму |
— |
Место хранения |
Отдел кадров |
Бухгалтерия |
Касса |
Бухгалтерия |
Касса |
Бухгалтерия |
Ответственный за хранение |
Начальник отдела кадров |
Главный бухгалтер |
Срок хранения |
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки |
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет |
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки |
[1] Документальное оформление трудовых отношений между работником и нанимателем и операций по расчетам с персоналом по заработной плате см. «Заработная плата». 2006. № 11. С. 102–107.
Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Заработная плата» № 2 (14), февраль 2007 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.
Не пропустите новые статьи, следите в социальных сетях:
|