№ 8, август 2018

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Заработная плата» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Отдел кадров»
  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Командировка водителя за границу: правильно возмещаем расходы

Рубрика «Расчеты и начисления»

В.Н. Милашевич, экономист, специалист в области оплаты труда

Статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) определено, что поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы является служебной командировкой.

В соответствии с пп. 2 и 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (в ред. от 27.11.2017; далее — Инструкция № 115), основаниями для расчета и выплаты денежных средств работникам, направленным в служебную командировку за границу, являются приказ (распоряжение) нанимателя и задание на командировку, в котором указываются государство командировки и время нахождения за границей. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Справочно.
Форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления определяются нанимателем самостоятельно (п. 5 Инструкции № 115).


Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить командировочные расходы, в т. ч. по найму жилого помещения и по проживанию вне места жительства (суточные) (п. 8 Инструкции № 115).

Сумма аванса, подлежащая выдаче работнику на возмещение командировочных расходов, рассчитывается исходя из норм их оплаты при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п. 9 Инструкции № 115).

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в ред. от 10.06.2014; далее — Постановление № 7) определены нормы возмещения расходов при командировках в различные государства. Например, для Польши они составляют:

  • для расходов за проживание вне места жительства (суточных) — 50 долл. США (при краткосрочных командировках);
  • для расходов по найму жилого помещения — до 150 долл. США в сутки.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, оплата суточных производится в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 Постановления № 7).

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным за границу вместе с ними, оплата расходов
по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от установленной нормы таких расходов с учетом времени нахождения в пути следования. При этом нанимателям — коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право увеличить размер указанного возмещения до 20 % от установленной нормы (п. 16 Инструкции № 115).

В соответствии с п. 22 Инструкции № 115 возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в  иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

Суточные за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь или после дня прибытия в Республику Беларусь выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах  Республики Беларусь.

Согласно постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» при служебных командировках в пределах Республики Беларусь расходы возмещаются в следующих размерах:

  • за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов — суточные — 7 руб. в сутки;
  • по найму жилого помещения без представления подлинных подтверждающих документов — 2,50 руб. в сутки.

Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее — граница Республики Беларусь).

День пересечения границ государств, в т. ч. границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь (п. 23 Инструкции № 115).

С учетом норм Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» (в ред. от  08.01.2018) автор полагает, что основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т. ч. границы Республики Беларусь, является паспорт, содержащий соответствующую отметку.

Если при пересечении границы государства пограничными службами не делаются отметки в паспорте, документами, подтверждающими время (день) пересечения границы, могут являться путевые листы с отметками о датах прибытия и выбытия из места назначения, международная товарно-транспортная накладная «СМR», регистрационные листки тахографа (тахограммы) и иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ), за стоянку и др.).

В случае отсутствия таких документов время (день) пересечения границы водителем можно определить на основании задания на командировку, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной для государства, в которое он направлен в командировку (п. 24 Инструкции № 115).

В организации (г. Гродно) по приказу и заданию нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, был направлен в служебную командировку за границу в г. Белосток (Польша) сроком на один день (28 июня 2018 г.) на автотранспорте нанимателя.
Согласно отметке в паспорте работника при выезде в Польшу он пересек границу Республики Беларусь в 8:25, при возвращении обратно — в 17:30.
Работнику был выдан аванс на однодневную командировку в сумме 90 руб. и 50 долл. США.
Расходы на оплату ГСМ составили 86 руб.
Как рассчитать сумму возмещаемых командировочных расходов?

Алгоритм расчета возмещаемой суммы командировочных расходов будет следующим.

Шаг 1. Проверяем приложенные к авансовому отчету документы и отметки в паспорте водителя о пересечении границы Республики Беларусь при выезде в Польшу 28 июня 2018 г. и возвращении обратно в тот же день.

Поскольку он выехал из Республики Беларусь в служебную командировку в Польшу и вернулся обратно в течение одного дня — 28 июня 2018 г., суточные за этот день выплачиваются работнику в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной законодательством для Польши, — 25 долл. США (50 долл. США × 50 %).

Шаг 2. Проверяем оформленный работником авансовый отчет и определяем, в каком порядке следует возмещать работнику командировочные расходы.

Нормами законодательства не установлено, за какое время пребывания оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т. ч. без подтверждающих документов. В связи с этим указанные расходы возмещаются в т. ч. за сутки, на которые приходится время прибытия транспортного средства к месту командирования и время выбытия из него.

Следовательно, за 28 июня 2018 г. расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов оплачиваются работнику в размере 5 % от установленной нормы (20 % — если наниматель примет такое решение). Размер возмещения составит 7,5 долл. США (150 долл. США × 5 %).

Шаг 3. Представляем авансовый отчет на утверждение руководителю. Сумма утверждаемого авансового отчета будет включать:

  • суточные по нормам, установленным для Польши, — 25 долл. США;
  • оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам, установленным для Польши, — 7,5 долл. США;
  • расходы на оплату ГСМ — 86 руб.

Всего возмещаемая сумма расходов составит 86 руб. и 32,5 долл. США.

Шаг 4. Сравниваем величину выданного работнику аванса и возмещаемую сумму расходов. Водителю следует вернуть в кассу неиспользованный остаток денежных средств, полученных на командировочные расходы. Он составит:

  • 90 руб. – 86 руб. = 4 руб.;
  • 50 долл. США – 25 долл. США – 7,5 долл. США = 17,5 долл. США.
     

В организации (г. Слуцк) по приказу и заданию нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, был направлен в служебную командировку за границу в г. Бяла-Подляска (Польша) сроком на два дня (28–29 июня 2018 г.) на автотранспорте нанимателя.
Согласно отметке в паспорте 29 июня 2018 г. работник пересек границу Республики Беларусь при выезде в Польшу в 0:15, при возвращении обратно —
в 15:20.
Ему был выдан аванс на двухдневную командировку в сумме 330 руб. и 100 долл. США.
Расходы на оплату ГСМ составили 316 руб.
Как правильно рассчитать величину командировочных расходов, которую следует возместить?

Алгоритм расчета возмещаемой суммы командировочных расходов будет следующим.

Шаг 1. Проверяем приложенные к авансовому отчету документы и отметки в паспорте водителя о пересечении границы Республики Беларусь при выезде в Польшу 29 июня 2018 г. и возвращении обратно в тот же день.

Поскольку в данном случае день отъезда из Республики Беларусь совпал с днем прибытия в Республику Беларусь (это 29 июня 2018 г.), возмещение командированному водителю суточных за этот день следует производить в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством  для Польши (50 долл. США).

Что же касается времени следования по территории Республики Беларусь (28 июня 2018 г.) до дня отъезда в Польшу, то суточные за это время следует выплачивать в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (7 руб.).

Шаг 2. Проверяем оформленный работником авансовый отчет и определяем, в каком порядке следует возмещать работнику командировочные расходы.

Нормами законодательства не предусмотрено, за какое время пребывания оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т. ч.  без подтверждающих документов. Следовательно, наниматель обязан произвести водителю оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов за все время нахождения в служебной командировке:

  • за 28 июня 2018 г. — в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (2,50 руб.);
  • за 29 июня 2018 г. — в размере 5 % от установленной для Польши нормы (20 % — если наниматель примет такое решение) — 7,5 долл. США (150 долл. США × 5 %).

Шаг 3. Представляем авансовый отчет на утверждение руководителю. Сумма утверждаемого авансового отчета будет включать:

  • суточные по нормам, установленным:
    • для Республики Беларусь, — 7 руб. (1 сутки);
    • для Польши, — 50 долл. США (1 сутки);
  • оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов по нормам, установленным:
    • для Республики Беларусь, — 2,50 руб. (1 сутки);
    • для Польши, — 7,5 долл. США;
  • расходы на оплату ГСМ — 316 руб.

Всего возмещаемая сумма расходов составит 325,5 руб. и 57,5 долл. США.

Шаг 4. Сравниваем величину выданного работнику аванса и возмещаемую сумму расходов. Водителю следует вернуть в кассу неиспользованный остаток денежных средств, полученных на командировочные расходы. Он составит:

  • 330 руб. – 7 руб. – 2,50 руб. – 316 руб. = 4,5 руб.;
  • 100 долл. США – 50 долл. США – 7,5 долл. США = 42,5 долл. США.

Статья опубликована в журнале «Заработная плата» № 8 (152), август 2018 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.