№ 7, июль 2021

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Скачать демо-номер
Назад к номеру журнала

Как правильно возместить командировочные расходы при командировке за границу?

Рубрика «Расчеты и начисления»

Н.В. Борисенко, аудитор

Работник коммерческой организации командирован в г. Киев на 12 дней: 26.05.2021 он убыл в командировку, 06.06.2021 — вернулся из нее.

Согласно приложению 2 к Положению о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в ред. от 22.09.2020; далее — Положение № 176), работнику в день возвращения из командировки рассчитаны и выплачены в белорусских рублях по курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь для доллара США на 26.05.2021:

  • суточные в размере 480 долл. США (12 дней × 40 долл. США в день);
  • возмещение расходов по найму жилого помещения в размере 1440 долл. США (12 суток × 120 долл. США за сутки для г. Киева).

Положения о командировках в организации нет, варианты возмещения командировочных расходов указываются каждый раз в приказе в зависимости от конкретной командировки.

В рассматриваемом случае в приказе о командировке указано, что в случае отсутствия подтверждающих документов можно возместить расходы, не превышающие нормы, установленные Положением № 176. Конкретный размер возмещения в приказе не определен.

Согласно приказу командировочные расходы по этой командировке возместят в несколько этапов в течение 30 дней со дня возвращения из командировки.

Документы по найму жилья не представлены, т. к. работник оплачивал жилье в гривнах из собственных средств.

Есть ли этом случае нарушения в порядке расчета возмещаемой суммы командировочных расходов? Являются ли суточные и возмещение расходов по найму жилого помещения объектом обложения подоходным налогом и объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН?

Размер возмещаемых командировочных расходов

Законодательством определен перечень командировочных расходов, на которые организация обязана выдать работнику аванс. Это расходы:

  • по проезду к месту командировки и обратно;
  • по найму жилого помещения;
  • за проживание вне места жительства (суточные);
  • иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ч. 2 ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), ч. 1 и 2 п. 5 Положения № 176).

Срок выдачи аванса законодательством не определен, однако за его невыдачу предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4 до 50 базовых величин (п. 3 ст. 10.12 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Расходы по найму жилого помещения

ИП, организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций, при командировании работников за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте (далее — ЛПА) (ч. 1 и 2 п. 16 Положения № 176).

Если наниматель принял решение возмещать расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов, то указывать это в ЛПА не требуется.

Законодательством не определено, как часто можно изменять выбранный порядок возмещения расходов по найму жилого помещения. Однако, по мнению автора, делать это для каждой командировки неправомерно.

Таким образом, если организация выбирает возмещение рассматриваемых расходов без подтверждающих документов, то она может не указывать это в ЛПА, а если выбрано возмещение расходов на основании подтверждающих документов, то этот порядок необходимо предусмотреть в ЛПА и придерживаться его при возмещении расходов по всем командировкам.

В рассматриваемом случае из содержащейся в приказе формулировки не ясно, какой из вариантов возмещения расходов по найму жилого помещения выбрала организация. Можно предположить, что выбранный вариант — это возмещение расходов по найму с представлением подтверждающих документов.

Нормы законодательства необходимо соблюдать, поэтому формулировка в приказе должна быть четкой и не допускать двоякого трактования.

1. Если выбрано возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.

В этом случае указанные расходы возмещаются из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (ч. 8 п. 16 Положения № 176).

При определении количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, исходят из календарных дат прибытия в место командировки и убытия из него.


Если работник выехал из г. Минска 26.05.2021, прибыл в г. Киев 27.05.2021, убыл из г. Киева 05.06.2021 и прибыл в г. Минск 06.06.2021, то он находился в Украине 9 ночей.
Если выбран вариант возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов, то возмещаемые расходы по найму составляют 945 долл. США (105 долл. США × 9 дней).


Справочно.
Согласно ч. 9 п. 16 Положения № 176 в случае если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в соответствии с ч. 8 п. 16 Положения № 176, возмещение этих расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению № 176 для страны пребывания, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению).

 

2. Если выбрано возмещение расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов.

При данном варианте возмещение производится согласно документам, подтверждающим фактические расходы на наем жилья. При этом такие расходы (с учетом стоимости завтраков) возмещаются в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению № 176, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки (ч. 5 и 9 п. 16 Положения № 176).

Если работник при возвращении из командировки не представил подтверждающие документы, то расходы по найму жилого помещения за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (ч. 3 п. 16 Положения № 176). Конкретный размер возмещения в процентах необходимо закрепить в ЛПА.


Предположим, что в организации предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, а в случае отсутствия подтверждающих документов такие расходы возмещаются в размере 10 % величины, установленной в приложении 2 к Положению № 176.
Если работник выехал из г. Минска 26.05.2021, прибыл в г. Киев 27.05.2021, убыл из г. Киева 05.06.2021 и прибыл в г. Минск 06.06.2021, то он находился в Украине с 27.05.2021 по 05.06.2021, т. е. 10 дней.
Возмещаемые расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов, если выбран вариант с их представлением, составят 105 долл. США (105 долл. США × 10 дней × 10 %).


Суточные

При командировании за границу возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (п. 20 Положения № 176).

В рассматриваемом случае неясно, каким транспортом работник уехал в командировку. Если работник отбыл туда пассажирским транспортом (например, поездом), то суточные выплачиваются в размере, указанном в приложении 2 к Положению № 176 за каждые сутки командировки (п. 23 Положения № 176). Законодательством не предусмотрено установление размера суточных нанимателем.


Суточные при командировке в Украину составляют 55 долл. США, поэтому за 12 дней командировки их сумма должна быть равна 660 долл. США (55 долл. США × 12 дней). Как можно увидеть, организация неправомерна занизила работнику размер суточных и должна доплатить ему 180 долл. США (660 долл. США — 480 долл. США).


Таким образом, организация применяет неправильные нормы возмещения, которые установлены в приложении 2 к Положению № 176 при командировках в Украину, как для расходов по найму жилого помещения, так и для суточных. Также ей необходимо установить порядок возмещения расходов по найму жилого помещения в соответствии с нормами Положения № 176.

Представление авансового отчета

Для определения суммы командировочных расходов, которую организация должна возместить работнику, ему необходимо представить отчет о произведенных расходах — авансовый отчет, который составляется в валюте произведенных операций (ч. 1 и 2 п. 79 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117)).

Вернувшись из командировки, работник должен отчитаться об израсходованных суммах денежных средств. Срок представления авансового отчета — 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).


Поскольку в рассматриваемом случае аванс на командировку не выдавался, то все командировочные расходы пересчитываются на дату составления отчета.
Следовательно, возмещение командировочных расходов после возвращения из командировки в белорусских рублях исходя из курса доллара США, установленного Национальным банком Республики Беларусь на 26.05.2021, является неправильным. Датой пересчета должна быть дата составления авансового отчета.


В случае расходования работником собственных средств, подлежащих возмещению нанимателем, окончательный расчет с ним должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета (ч. 3 п. 7 Положения № 176).

Исчисление подоходного налога и страховых взносов

Освобождаются от подоходного налога:

  • суточные в установленных Положением № 176 размерах;
  • возмещение фактически произведенных и документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения. При отсутствии документов, подтверждающих оплату указанных расходов, либо в случаях, когда предусмотрено их возмещение без представления подтверждающих документов, суммы этого возмещения (оплаты) освобождаются в пределах установленных размеров (п. 4 ст. 208 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Таким образом, облагаются подоходным налогом:

  • суточные — в сумме, превышающей размеры, установленные законодательством (п. 20 Положения № 176, приложение 2 к Положению № 176);
  • расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов — в сумме, превышающей установленные законодательством размеры возмещения (ч. 3, 4 и 9 п. 16 Положения № 176).

Основными нормативными правовыми актами, связанными с начислением страховых взносов в ФСЗН, являются:

  • Закон Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (в ред. от 09.01.2017; далее — Закон № 138-XIII);
  • Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в т. ч. по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (в ред. от 29.08.2019; далее — Перечень № 115).

В соответствии со ст. 2 Закона № 138-XIII объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем № 115, но не выше 5-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.

В п. 3 Перечня № 115 включены компенсации, связанные с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные гл. 9 ТК. Возмещение командировочных расходов являются одной из таких компенсаций.

Таким образом, страховые взносы в ФСЗН не начисляются при возмещении работнику командировочных расходов:

  • сверх установленных законодательством размеров при условии, что они подтверждены документально;
  • без представления или при отсутствии подтверждающих документов в размерах, установленных законодательством (п. 13, ч. 3, 4 и 9 п. 16 и ч. 1 п. 20 Положения № 176, приложение 2 к Положению № 176).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Заработная плата» № 7 (187), июль 2021 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.