Выберите номер:

Согласно приказу и командировочному удостоверению директор организации направлен в командировку в Польшу на служебном автомобиле. Во время командировки было принято решение о том, что он посетит еще и выставки в Германии и Нидерландах. Для этого был оформлен дополнительный приказ о командировке. В командировочном удостоверении и паспорте директора нет отметок о прибытии в Германию и Нидерланды и убытии из этих стран, т. к. отметки о пересечении границы между странами, входящими в ЕС, не ставятся. О том, что работник был в Германии и Нидерландах, свидетельствуют лишь чеки, полученные при оплате заправки служебного автомобиля. В его паспорте есть отметки только о пересечении границы Республики Беларусь и Польши.

Аванс был выплачен директору исходя из норм возмещения командировочных расходов, установленной для Польши.

Как правильно возместить работнику суточные и расходы по найму жилья (организацией выбран вариант их возмещения с представлением подтверждающих документов)? Установленные для каких стран нормы следует при этом использовать? Можно ли стоимость бензина, израсходованного при поездках в Германию и Нидерланды, отнести на расходы организации?

Какие расходы возмещаются работнику за время командировки?

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)).

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1.  по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2.  по найму жилого помещения;
3.  за проживание вне места жительства (суточные);
4.  иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ч. 2 ст. 95 ТК; п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в ред. от 14.05.2022; далее — Положение № 176)).

Основанием для выдачи аванса является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя (п. 4 Положения № 176). В нем указывается вся информация, необходимая для правильного расчета суммы командировочных расходов, в т. ч. даты начала и окончания командировки.

Обязан ли работник оформлять командировочное удостоверение?

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (ч. 2 ст. 93 ТК).

Если наниматель принял решение о выдаче командировочных удостоверений, это решение, а также форму командировочного удостоверения следует утвердить локальным правовым актом (далее — ЛПА) организации (в частности, положением о служебных командировках) (ч. 3 ст. 93 ТК). Наниматель может установить определенные требования к оформлению командировочных удостоверений.

Как правило, в командировочном удостоверении проставляются отметки о выбытии в место командировки и прибытии к нему, выбытии из места командировки и прибытии к месту постоянной работы. Нанимателю целесообразно закрепить в ЛПА организации правила проставления таких отметок. Например, если работник командирован в несколько населенных пунктов, отметки о прибытии и выбытии делаются в каждом из них. В случае командирования работника в разные организации, находящиеся в одном населенном пункте, отметки о прибытии и выбытии также проставляются в каждой из них.

Таким образом, наниматель самостоятельно определяет требования к оформлению командировочных удостоверений.

Поскольку необходимость выдачи командировочного удостоверение не установлена законодательно, а порядок его оформления устанавливается нанимателем самостоятельно, факт отсутствия необходимых отметок в таком удостоверении дает нанимателю основание для применения к командированному работнику мер ответственности за невыполнение требований ЛПА, но не позволяет не возмещать ему командировочные расходы.

Как определяется размер расходов по найму жилого помещения при командировании в несколько государств?

Индивидуальные предприниматели, организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций, при командировании работников за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения этих расходов, установленного в приложении 2 к Положению № 176 для одного из данных иностранных государств (городов иностранного государства) (п. 16 Положения № 176).

При возмещении расходов на основании подтверждающих документов возмещаемая сумма расходов по найму жилого помещения рассчитывается исходя из количества суток пребывания в командировке.

Таким образом, если работник целые сутки был в одной стране, то расходы по найму жилья возмещаются исходя из нормы, установленной для этой страны в приложении 2 к Положению № 176. Если в один день работник побывал в нескольких иностранных государствах (городах иностранного государства, для которых установлены различные размеры возмещения), возмещаемая сумма расходов по найму жилого помещения определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения таких расходов, установленного в приложении 2 к Положению № 176 для одного из этих иностранных государств (городов иностранного государства).

Как определяется размер суточных, если работник командирован в несколько государств?

Возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, при командировании за границу производится в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (ч. 1 п. 20 Положения № 176).

При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения суточных) размер возмещения суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленного в приложении 2 к Положению № 176 для одного из этих иностранных государств (городов иностранного государства) (п. 22 Положения № 176)

Для работников, направленных в командировку автомобильным транспортом, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в нее считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда (выбытия) из Республики Беларусь либо после дня прибытия в нее суточные выплачиваются в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (ч. 3 п. 23 Положения № 176).

Таким образом, если работник целые сутки был в одной стране, то суточные возмещаются исходя из нормы, установленной для этой страны. Если в один день работник побывал в нескольких иностранных государствах (городах иностранного государства, для которых установлены различные размеры возмещения суточных), возмещаемая сумма суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера их возмещения, установленного в приложении 2 к Положению № 176 для одного из этих иностранных государств (городов иностранного государства).

Как подтверждается нахождение в иностранном государстве в том случае, если при пересечении границы не ставится отметка в документах?

При следовании командированных работников на автомобильном транспорте в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, основанием для возмещения расходов являются документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством (п. 26 Положения № 176).

Следовательно, в рассматриваемом случае командировочные расходы рассчитываются исходя из норм, установленных для страны командирования в приложении 2 к Положению № 176, и информации, содержащейся в приказе о командировке (сведения о пути следования, периодах нахождения в государствах командирования) и в чеках с заправок.

Как производится налоговый учет затрат на заправку автомобиля?

Согласно п. 5 Постановления № 176 наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить указанные в данном пункте Положения № 176 расходы, в т. ч. иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы, перечисленные в гл. 4 Положения № 176. Такими расходами являются, в частности, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ). Их возмещение осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов (ч. 2 п. 25 Положения № 176).

Если в рассматриваемом случае выставки, проходящие в Германии и Нидерландах, были связаны с производственной деятельностью организации и производственная необходимость в их посещении предусмотрена приказом о направлении работника в командировку, то расходы на ГСМ следует отнести на затраты в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром) (п. 1 ст. 169 и подп. 1.1 и 1.2 ст. 171 Налогового кодекса Республики Беларусь).

В какие сроки производится окончательный расчет по командировке с работником?

Порядок выдачи денежных средств под отчет, представления отчета об израсходованных суммах и порядок пересчета произведенных в валюте расходов в белорусские рубли определены гл. 6 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (в ред. от 09.12.2021; далее — Инструкция № 117). Порядок пересчета выраженной в иностранной валюте суммы произведенных расходов в белорусские рубли для ее отражения в бухгалтерском учете зависит от вида расходов, способа выдачи аванса (например, наличными или путем перечисления на банковскую карточку работника) и валюты выданного аванса (пп. 80–83 Инструкции № 117).

Каких-либо особенностей пересчета расходов, произведенных при направлении работника в командировку за границу на легковом автомобиле, законодательством не предусмотрено. Авансовый отчет составляется в валюте совершенных операций (ч. 1 п. 79 Инструкции № 117). Командировочные расходы, отраженные в отчете, пересчитываются в валюту выданного аванса (пп. 80–83 Инструкции № 117).

По окончании командировки работник должен представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные в командировке расходы. Это следует сделать не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (пп. 90 и 91 Инструкции № 117).

Окончательный расчет между нанимателем и работником производится в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления авансового отчета (ч. 2 п. 79 Инструкции № 117).

Согласно ч. 3 п. 7 Положения № 176 окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса.